Lag fakturaer
Fakturaer lages av kontingentkrav som ikke ligger på en faktura ennå. Du finner «Lag fakturaer» tre steder: på «Oversikt» (ved «Ikke fakturerte krav»), øverst under «Fakturaer», og på hver kontingent under «Kontingent».
- Velg «Lag fakturaer».
- Under «Hva skal faktureres?» velger du én kontingent, eller «Alle ubetalte krav uten faktura».
- Velg «Gruppering»: «Per husstand» gir søsken i samme husstand én faktura til betaleren (medlemmer uten husstand får hver sin). «Per medlem» gir én faktura per medlem, også for søsken.
- Sjekk «Forfallsdato». Standard hentes fra «Forfall (dager)» under «Økonomi» → «Innstillinger».
- Les forhåndsvisningen: antall fakturaer, totalbeløp, betalere uten e-post og krav som hoppes over.
- Velg «Lagre som utkast» for å se over først, eller «Opprett og send nå».
- Utkast sendes ikke. Send dem fra fakturalisten: huk av utkastene og velg «Send … utkast».
- Er det kommet til eller forsvunnet krav mens dialogen var åpen, avviser Sportio opprettelsen og ber deg se over på nytt. Da får du aldri andre fakturaer enn dem du så.
Dette står i e-posten
Emnet er «Faktura [nummer] fra [klubbens navn]». E-posten viser hver linje med beløp, «Å betale», klubbens kontonummer, KID og forfallsdato, og til slutt fakturateksten fra innstillingene.
Har klubben betaling på nett og betaleren en bruker i klubben, får e-posten også knappen «Betal nå». Nederst står det at betaleren må bruke KID-nummeret i nettbanken, så registreres betalingen automatisk.
Linjer med søskenmoderasjon viser ordinær pris og moderasjonen, så betaleren ser hvorfor beløpet er lavere.
- Betalere uten e-postadresse får fakturaen opprettet, men den må leveres på annen måte — for eksempel utskrevet eller i en melding.
- Under fakturaen ser du hver e-post med status: «I kø», «Sendes», «Sendt», «Feilet» eller «Stoppet (betalt eller kansellert)».
Statusene på en faktura
«Utkast» er ikke sendt. «Ubetalt» er sendt og ikke forfalt. «Forfalt» er ubetalt etter forfallsdato. «Delvis betalt», «Betalt» og «Overbetalt» følger innbetalingene. «Kreditert» og «Kansellert» er avsluttet.
På fakturasiden ser du «Fakturabeløp», «Kreditert», «Innbetalt» og «Utestående», og hvert krav med ordinær pris og eventuell moderasjon.
Kanseller, krediter eller send på nytt
«Kanseller» brukes når fakturaen er feil og ikke er betalt — for eksempel feil beløp. Fakturaen blir ugyldig, påminnelser stoppes, og kravene frigjøres så de kan faktureres på nytt. Kanseller er bare mulig når ingenting er innbetalt, og ikke mens en betaling på nett pågår.
«Krediter» brukes når kravet skal reduseres — for eksempel når et barn var skadet hele sesongen. Du oppgir beløp og grunn, og det lages en kreditnota. Er fakturaen allerede betalt, blir det krediterte beløpet en overbetaling du kan refundere.
«Send på nytt» legger fakturaen i kø for en ny e-post til betaleren, for eksempel når e-postadressen er rettet.
- Kansellering og kreditering krever en grunn. Den vises på fakturaen og i aktivitetsloggen.