Før du starter
Økonomi finner du under «Medlemmer & lag» → «Økonomioversikt». Øverst på hver økonomiside ligger en meny med Oversikt, Fakturaer, Innbetalinger, Avstemming, Husstander, Kontingent og Innstillinger.
For å endre noe trenger du en rolle med skrivetilgang til økonomi. Uten den kan du se tallene, men knappene for å lage, sende og endre er skjult.
Så lenge noe mangler, viser «Oversikt» en sjekkliste: «Kontonummer for innbetalinger», «KID-avtale med banken» og «Betalingsløsning (Vipps)». Knappen «Åpne innstillinger» tar deg rett dit.
De åtte stegene
Gjør stegene i denne rekkefølgen første gang. Etterpå er det bare steg 5–8 som gjentas hver sesong.
- Legg inn kontonummeret: «Økonomi» → «Innstillinger» → «Bank og KID» → «Kontonummer». Uten kontonummer kan fakturaer bare lagres som utkast.
- Legg inn KID-avtalen fra banken: slå på «Klubben har KID-avtale med banken» og fyll inn «KID-algoritme», «Lengde» og eventuelt «Prefiks» slik de står i avtalen. Se veiledningen om KID-avtale.
- Bestem moderasjoner: på kortet «Moderasjoner» legger du inn søskenmoderasjon (prosent per barn), eventuelt «Tak per husstand» og regler for sen innmelding. Bruk det årsmøtet har vedtatt. Hopp over hvis klubben ikke gir moderasjon.
- Opprett kontingenten: «Kontingent» → «Ny kontingent». Gi den navn, beløp, forfallsdato og riktig «Type» (Medlemskontingent, Treningsavgift eller Annen avgift).
- Tildel den: «Tildel medlemmer» viser hvem kravet gjelder og hvor mange nye krav som opprettes, før noe lagres. Ingen får e-post eller faktura i dette steget.
- Lag og send fakturaer: «Lag fakturaer» samler ubetalte krav til fakturaer med KID — per husstand eller per medlem. Velg «Opprett og send nå», eller «Lagre som utkast» og send senere.
- Les inn bankfilen: når pengene kommer inn, laster du ned OCR- eller camt.054-filen fra nettbanken og velger «Les inn bankfil» under «Innbetalinger». Innbetalinger med kjent KID knyttes til riktig faktura automatisk.
- Stem av: «Avstemming» viser hva som er kommet inn, refundert og ikke avstemt i perioden. «Eksporter CSV for regnskapsfører» gir regnskapsføreren grunnlaget.
- Start med noen få medlemmer, for eksempel ett lag, og send fakturaene til deg selv først. Da ser du nøyaktig hva foresatte får.
- Tallene på «Oversikt» — Ubetalt, Forfalt, Utkast, Ikke fakturerte krav og Ikke avstemte innbetalinger — er lenker. Trykk på dem for å se hvilke fakturaer det gjelder.
Dette virker i dag
Kontingenter og krav, søskenmoderasjon og tak per husstand, fakturaer med KID på e-post, manuell registrering av innbetalinger, innlesing av OCR- og camt.054-filer fra banken, kreditnota og refusjon, avstemming og CSV-eksport til regnskapsfører.
Foresatte og voksne medlemmer ser kravene sine under «Betaling» i portalen og i appen, med kontonummer, KID, beløp og forfall.
Dette krever avtaler
KID-avtale med banken (klubben inngår den selv): gir bankfilen som gjør at innbetalinger knyttes automatisk. Uten den kan du fortsatt sende fakturaer og registrere innbetalinger manuelt.
Vipps og kort: kommer. Det krever Sportios avtale med Vipps MobilePay og klubbens egen Vipps-avtale. Til da betaler alle i nettbanken med KID.
NIFs medlemsregister: venter på avtale mellom Sportio og NIF. Medlemskontingenten skal fortsatt gå gjennom klubbens NIF-godkjente medlemssystem til den er på plass.
eFaktura og AvtaleGiro: ikke laget ennå.